Excel女子の皆さん、VLOOKUP関数は使えますか？
ビジネスでは「基本」とされるVLOOKUP関数ですが、
- 使ったことはあるけど忘れてしまった
- 実はイマイチわかっていない
という方も多いのではないでしょうか。
今回は、そのVLOOKUP関数について初心者の方にも分かりやすく説明します。
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数とは
VLOOKUP関数は、表引き関数と言われる関数で、
コードや番号を元に、参照用の表から該当データを検索して表示することができます。
「ブイルックアップ」と読みます。
下ような請求書をよく見かけますよね。
できるだけ入力する箇所は少ない方が時短になってミスも防げます。
VLOOKUP関数を使うと、
「コード」を入力すれば、「商品名」と「単価」を自動表示することができます。
そのためには、請求書の下にある「商品一覧」ような参照用の表が別に必要となります。
「コード」が一致するものを探して、商品名と単価を自動表示するというわけです。
では、はじめましょう！
VLOOKUP関数の選択
コードを入力したら、商品名が自動表示されるように関数を設定します。
セル「B4」をクリックして選択します。
「関数の挿入」ボタンをクリックしましょう。
関数の一覧から「VLOOKUP」を探して「OK」をクリックします。
効率良く目的の関数にたどりつく方法はコチラから確認してくださいね。
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「関数の引数」画面が表示されました。
これから「検索値」「範囲」「列番号」「検索方法」を入れていきます。
今回は引数が4つあります。
ここでうんざりしないでくださいね･･･。
これから１つずつ説明していきますので！
引数の入力
検索値
今回は参照用の表から「商品名」を探して自動表示したいわけですが、
商品名を探す手がかりとなる「コード」や「番号」が入力されているセルを設定します。
今回の表でいうと、「コード」が入力されるセル「A4」となりますね。
範囲
次に「範囲」
これは、商品名を探すための参照用の表を選択します。
参照用の表のセル「A15:C20」をドラッグして選択します。
ここで、この範囲を「絶対参照」にします。「F4」キーを押しましょう！
なぜ絶対参照にするの？
なぜならば、ここで入力した数式をこの後コピーするからです。
式をコピーするとセル番地がズレますが、今指定した範囲がズレて「商品名」を探す範囲が違ってくることになりますね。
なので、同じ「範囲」から探すために「絶対参照」とします。
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列番号
続いて「列番号」
先ほど選択した「範囲」の中の左から「何列目」のデータを探すの？ということです。
参照用の表は、「コード」、「商品名」、「単価」の3列がありますね。
「商品名」は左から数えて2番目になりますので、「列番号」には「２」と入力します。
検索方法
最後に「検索方法」です。
検索値で指定したコードと
- ピッタリ一致する商品名だけを探すのか（完全一致）
- ピッタリ一致しなくてもそれに近いものを探すのか（近似値）
どちらの方法にしますか？を設定するところです。
商品コード「A001」という検索値を探すときに
「A001」と完全に一致する商品名だけを探す場合は完全一致の「FALSE」と入力します。
通常はこのパターンです。
今回のように、商品コードから商品名、社員番号から社員名など完全に一致するものを探す場合が圧倒的に多いので、ほぼほぼ「FALSE]と覚えれば問題ないです。
ちなみに「TRUE」と設定すると、
「A001］に一致するデータが見つからないとき、「検索値」を超えない最大値を探します。
A001を超えない最大値って･･･。
ただ、TRUEと設定する場合もごくごくまれにありますので、それはまた別記事でご説明しますね。
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というわけで、今回は完全一致の「FALSE」と入力します。
ちなみに、小文字で入力してもOKです。
以上で設定は完了です！
確認ができたら「OK」をクリックしましょう。
あれ？エラー表示になってる？
何か間違ってるの？？とあわてますよね･･･。
大丈夫です！
検索するコードがまだ入力されていないので、エラーになっているだけですから♪
参照用の表にある商品コードの中からコードを入力すると、商品名が自動表示されます。
できました！
参照用の表には「単価｣の情報もありますね。
では、同じように商品コードから「単価」も自動表示されるように設定しましょう。
先ほどと同じですが、「列番号」だけが違いますね。
単価は参照表の左から3列目です。
単価も自動表示されました！
コードを入力するだけで、自動的に商品名と単価が入力されるというわけです。
私はVLOOKUPを初めて覚えたときに、すごく感動しました。
なんだか、ものすごくExcelができる人になった気分がしたんです。
あとは、数量を入力すれば、完成です。
※「金額」「小計」「消費税」「合計」にはあらかじめ計算式を入れています。
ちなみに、先ほど設定した数式を下方向にコピーすると、またエラー表示になります。
理由は先ほどと同じく、コードが入力されていないからです。
ちょっとこれだとカッコ悪いですよね･･･
IF関数と組み合わせると、このエラー表示をなくすことができます。
それは、次回の記事でご紹介しますね。
まずは、VLOOKUP関数をしっかり何度も繰り返して練習してマスターしておいてください♪
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