Excelの表で、データが重複していないかどうかをチェックする時どうしていますか？
データの件数が少なければ目で見て確認していくこともできなくはないです。
しかし、件数が多くなればなるほど大変。
目視には限界がありますよね。
今回は、重複したデータを探して削除する方法をご紹介します。
重複データの確認
以下の表で「セミナー名が重複しているデータ」を探したいと思います。
「重複のデータを削除」という機能を使えば、重複するデータを削除することができます。
しかし、いきなり削除をすると
- どれが重複していたの？
- どのデータが削除されたの？
とわからなくなってしまいますよね。
なので、事前に一度重複しているデータを確認した後に削除をしたいと思います。
条件付き書式を使用して事前に確認
重複データの確認には「条件付き書式」を使います。
条件付き書式って何？？という方は、こちらでご確認くださいね。
Excelの「条件付き書式」を使っていますか？ 例えば、売上表で売上の金額によって自動的に色を付けることができたり 予約表で、まだ予約が入っていない空白のセルに色を付けたり […]
まず、重複をチェックしたい範囲を選択します。
今回はセル「A4」から「A17」までを範囲指定します。
「ホーム」タブになっていることを確認してくださいね。
「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」をクリックします。
「重複する値」という画面が表示させます。
左側が「重複」になっていることを確認します。
「書式」は▼から好みの書式を選びます。
今回は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」を選択しました。
設定ができたら「OK」ボタンをクリックします。
選択した範囲内の重複するデータに書式が設定されました。赤くなっていますね。
３つのセミナーがダブっていることがわかります。
重複データの削除
では、重複しているデータを削除しましょう。
表内のセルを１つだけクリックします。（表内のセルならどこでもOK）
「データ」タブ→「重複の削除」をクリックします。
「重複の削除」画面が表示されます。
今回は「セミナー名」に重複があれば削除したいので「セミナー名」だけにチェックマークが入った状態にします。
確認ができたら「OK」をクリックします。
メッセージが表示されます。
「重複しているデータが３つあったから削除したよー、残り11個のデータがあるよ」
という意味です。
「OK」をクリックしましょう。
重複データ3件が削除されました。
重複がなくなったため、赤い色もなくなりました。
どうでしょう？
目視で時間をかけて探していた人にとっては衝撃？ではないでしょうか･･･
私の苦労はなんだったのよぉー。
注意点：重複しているはずなのに
重複の削除はとても便利なのですが、時々おや？となることがあります。
例えばこんなケース。
事前確認のために条件付き書式を使用して、重複データには赤い色が付くように設定しました。
「転職女子のためのExcelセミナー」というデータが明らかに重複していることが目視でわかるのに、色が付いていません。
どうしてでしょう？
データ内に空白が入っていませんか?
実は、片方のデータにはセミナー名の後ろに「空白」が入っているのです。
データに空白が入っていると、別データと判断されてしまいます。
なので、色が付かなかったというわけです。
これってどう頑張っても目視ではわからないですよね･･･。
では、どうしたらよいのでしょうか。
重複作業の前にデータの空白を削除しておこう
上記のように、目視では確認ができない空白があるかもしれません。
重複作業の前には、データ内の空白を削除しておくことをお勧めします。
重複チェックをする範囲を選択しておいて
「ホーム」タブ→「検索と選択」→「置換」をクリックします。
はい、ここは「置換」のショートカットキーを使ってくださいね♪
「検索と置換」の画面が表示されます。
「置換」タブになっていることを確認してくださいね。
ここで、以下のように入力します。
- 検索する文字列：空白を入力（全角でも半角でもスペースを入れればOK）
- 置換後の文字列：何も入力しないでOK
続いて、右下の「オプション」をクリックします。
置換のオプション項目が表示されます。
「半角と全角を区別する」のチェックが入っていないことを確認してください。
これによって、半角でも全角でも空白なら区別せず対象となります。
確認ができたら「すべて置換」をクリックします。
置換が行われ「1件を置換しました」と表示されました。
このように、簡単な操作で空白を削除することができます。
空白データの削除方法については、以前にもご紹介しています。
良かったら参考にしてくださいね。
今回は「重複データの削除」についてご紹介しました。
目視でやっていたという方にとってはかなりの時短になると思いますのでぜひご活用ください♪
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