【Word】ファイルにパスワードを設定するには

仕事で使う資料、企画書など社外秘のファイルを扱う際、どのように注意を払っていますか?

WordやExcelにはファイルにパスワードを設定する機能があります。

パスワードを知っている人だけがファイルを開いたり、編集したり保存することができるんです。

働く女性にとっては必須の機能ですので、この機会にマスターしておきましょう!

 

 

今回はWordを例にファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。

※設定したパスワードを忘れると、ファイルが開けなくなったり、編集ができなくなったりしますので、忘れないようにメモをとりましょう。

 

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ファイルにパスワードを設定するには

ファイルにパスワードを設定します。

今回は例として、「デスクトップ」に保存している「企画書」というWordファイルにパスワードを設定します。

 

「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開いておきます。

 

「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックします。

 

「名前を付けて保存」画面が表示されます。

「その他のオプション」をクリックします。

 

「ツール」→「全般オプション」をクリックします。

 

「全般オプション」の画面が表示されます。

パスワードには「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」がありますので、必要に応じてパスワードを設定します。

■「読み取りパスワード」

ファイルを開く際に必要なパスワード

■「書き込みパスワード」

ファイルの文章を修正するなど編集をする際に必要なパスワード

書き込みパスワードを設定しても、「読み取り専用」でファイルを開くことができます。

 

パスワードの設定は、どちらか一方だけでも良いのですが、

今回は、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」の両方を設定します。

 

「読み取りパスワード」、「書き込みパスワード」の欄をそれぞれクリックして、パスワードを入力します。

※設定したパスワードを忘れると、ファイルが開けなくなったり、編集ができなくなったりしますので、忘れないようにしましょう。

※パスワードは英数字、スペース、記号を使用して255 文字まで入力できます。

※英字の大文字と小文字は区別されます。

 

入力できたら「OK」ボタンをクリックします。

 

「パスワードの確認」が表示されます。

先ほど入力した「読み取りパスワード」をもう一度入力して「OK」ボタンをクリックします。

※読み取りパスワードを入力していない場合は、この画面は表示されません。

 

「パスワードの確認」が表示されます。

先ほど入力した「書き込みパスワード」をもう一度入力して「OK」ボタンをクリックします。

※書き込みパスワードを入力していない場合は、この画面は表示されません。

 

画面表示が「名前を付けて保存」画面に戻ります。

「保存」ボタンをクリックします。

 

以上で、パスワードを設定して保存することができました。

 

パスワードを設定しているファイルを開くには

先ほどパスワードを付けて「デスクトップ」に保存した、Wordファイル「企画書」を開きましょう。

 

「Word」を起動して、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。

「読み取りパスワード」を設定しているので、「パスワードを入力してください」と表示されます。

パスワードの入力欄に、設定した「読み取りパスワード」を入力して「OK」ボタンをクリックします。

 

「書き込みパスワード」を設定しているので、「○○(ファイル名)は○○(ユーザー名)さんにより保護されています。

上書き保存できる状態で開くにはパスワードが必要です。」と表示されます。

パスワードの入力欄に、設定した「書き込みパスワード」を入力して「OK」ボタンをクリックします。

 

パスワードを設定したファイルが開きました。

 

ファイルを開くだけで書き込みをする必要のない場合は、パスワードを入力せずに「読み取り専用」ボタンをクリックして「OK」ボタンをクリックします。

 

パスワードを設定したファイルが「読み取り専用」で開きました。

※パスワードを誤ると、「パスワードが正しくありません。文書を開けません。」というメッセージが表示されて開くことができません。

「OK」ボタンをクリックして、正しいパスワードを再度入力してください。

 

 

設定しているパスワードを解除するには

設定したパスワードを解除してみましょう。

今回は、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」ともに解除します。

 

「Word」を起動して、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。

 

「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックします。

 

「名前を付けて保存」画面が表示されます。

「その他のオプション」をクリックします。

 

「ツール」→「全般オプション」をクリックします。

 

「全般オプション」の画面が表示されます。

「読み取りパスワード」欄と「書き込みパスワード」欄に設定されているパスワードをそれぞれ削除して「OK」ボタンをクリックします。

 

画面表示が「名前を付けて保存」の画面に戻ります。

「保存」ボタンをクリックします。

 

再度、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。

パスワードを入力せずにファイルを開けることを確認しましょう。

 

今回は、Wordのファイルにパスワードを設定する方法を紹介しました。

パソコンを家族で共有している場合や、仕事でやりとりするファイルをメールに添付して送信する場合などにお役立て下さい。

くれぐれも設定したパスワードを忘れないように気を付けてくださいね。

 

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