仕事で使う資料、企画書など社外秘のファイルを扱う際、どのように注意を払っていますか？
WordやExcelにはファイルにパスワードを設定する機能があります。
パスワードを知っている人だけがファイルを開いたり、編集したり保存することができるんです。
働く女性にとっては必須の機能ですので、この機会にマスターしておきましょう！
今回はWordを例にファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。
※設定したパスワードを忘れると、ファイルが開けなくなったり、編集ができなくなったりしますので、忘れないようにメモをとりましょう。
ファイルにパスワードを設定するには
ファイルにパスワードを設定します。
今回は例として、「デスクトップ」に保存している「企画書」というWordファイルにパスワードを設定します。
「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開いておきます。
「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックします。
「名前を付けて保存」画面が表示されます。
「その他のオプション」をクリックします。
「ツール」→「全般オプション」をクリックします。
「全般オプション」の画面が表示されます。
パスワードには「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」がありますので、必要に応じてパスワードを設定します。
| ■「読み取りパスワード」
ファイルを開く際に必要なパスワード ■「書き込みパスワード」 ファイルの文章を修正するなど編集をする際に必要なパスワード 書き込みパスワードを設定しても、「読み取り専用」でファイルを開くことができます。 |
パスワードの設定は、どちらか一方だけでも良いのですが、
今回は、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」の両方を設定します。
「読み取りパスワード」、「書き込みパスワード」の欄をそれぞれクリックして、パスワードを入力します。
※設定したパスワードを忘れると、ファイルが開けなくなったり、編集ができなくなったりしますので、忘れないようにしましょう。
※パスワードは英数字、スペース、記号を使用して255 文字まで入力できます。
※英字の大文字と小文字は区別されます。
入力できたら「OK」ボタンをクリックします。
「パスワードの確認」が表示されます。
先ほど入力した「読み取りパスワード」をもう一度入力して「OK」ボタンをクリックします。
※読み取りパスワードを入力していない場合は、この画面は表示されません。
「パスワードの確認」が表示されます。
先ほど入力した「書き込みパスワード」をもう一度入力して「OK」ボタンをクリックします。
※書き込みパスワードを入力していない場合は、この画面は表示されません。
画面表示が「名前を付けて保存」画面に戻ります。
「保存」ボタンをクリックします。
以上で、パスワードを設定して保存することができました。
パスワードを設定しているファイルを開くには
先ほどパスワードを付けて「デスクトップ」に保存した、Wordファイル「企画書」を開きましょう。
「Word」を起動して、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。
「読み取りパスワード」を設定しているので、「パスワードを入力してください」と表示されます。
パスワードの入力欄に、設定した「読み取りパスワード」を入力して「OK」ボタンをクリックします。
「書き込みパスワード」を設定しているので、「○○（ファイル名）は○○（ユーザー名）さんにより保護されています。
上書き保存できる状態で開くにはパスワードが必要です。」と表示されます。
パスワードの入力欄に、設定した「書き込みパスワード」を入力して「OK」ボタンをクリックします。
パスワードを設定したファイルが開きました。
ファイルを開くだけで書き込みをする必要のない場合は、パスワードを入力せずに「読み取り専用」ボタンをクリックして「OK」ボタンをクリックします。
パスワードを設定したファイルが「読み取り専用」で開きました。
※パスワードを誤ると、「パスワードが正しくありません。文書を開けません。」というメッセージが表示されて開くことができません。
「OK」ボタンをクリックして、正しいパスワードを再度入力してください。
設定しているパスワードを解除するには
設定したパスワードを解除してみましょう。
今回は、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」ともに解除します。
「Word」を起動して、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。
「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックします。
「名前を付けて保存」画面が表示されます。
「その他のオプション」をクリックします。
「ツール」→「全般オプション」をクリックします。
「全般オプション」の画面が表示されます。
「読み取りパスワード」欄と「書き込みパスワード」欄に設定されているパスワードをそれぞれ削除して「OK」ボタンをクリックします。
画面表示が「名前を付けて保存」の画面に戻ります。
「保存」ボタンをクリックします。
再度、「デスクトップ」から「企画書」ファイルを開きます。
パスワードを入力せずにファイルを開けることを確認しましょう。
今回は、Wordのファイルにパスワードを設定する方法を紹介しました。
パソコンを家族で共有している場合や、仕事でやりとりするファイルをメールに添付して送信する場合などにお役立て下さい。
くれぐれも設定したパスワードを忘れないように気を付けてくださいね。
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