【Excel】時短&ミス防止!入力規則でドロップダウンリスト作成

Excel女子の皆さん、こんにちは。

データを入力する時、プルダウンメニューから選択して入力出来るようにしたいなと思ったことはないですか?

もしくは、そういうファイルを見たことがあるけど、なんだか難しそうだから自分には無理・・・?

いえいえ、意外と簡単に出来るんですよ。

 

たとえばこんな風に、

商品は4つと決まっているのでリストにして

プルダウンメニューから選べるように設定することができます。

そうすれば、入力もラクちんだし、ミスもないですよね。

エクセルの「入力規則」を使います。

 

では、始めましょう!

 

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入力規則の設定

プロダウンメニューから選んで入力をしたい部分を、範囲選択しておきます。

「データ」タブをクリックします。

 

「データの入力規則」の▼から「データの入力規則」をクリックします。

 

入力規則の設定画面が表示されます。


「入力値の種類」を「リスト」に変更します。

「元の値」に、リストとして表示したい文字を「半角カンマ」で区切って入力します。

今回は、「ブレンド,カフェラテ,カプチーノ,エスプレッソ」と入力します。

必ず「半角カンマ」で区切って下さいね。

それ以外の文字だと、文字がつながって表示されたりしてうまく表示されません。

 

入力出来たら「OK」ボタンをクリックします。

 

範囲選択していたセルをクリックすると▼が表示されるようになります。

クリックしてみると、先ほど入力したリストの文字が表示されて選択出来るようになります!

 

どうでしょう?

決まっているものから選ぶ場合はとても便利ですよね。素敵♪

 

しかし、ここで問題が・・・

リストにあるデータ以外のデータを入力しようとするとエラーが表示されて入力が出来ないんです。

例えば、リストにない「フラペチーノ」を入力しようとしても、入力ができません。

 

 

入力データを制限したい場合には良いのですが、時にはリスト以外のデータが入るかも?という場合には困りますよね。

そんな場合には設定を変更することで解決出来ます。

 

エラーメッセージを変更

リスト以外の商品名も入力ができるように設定を変更します。

 

変更したい部分を範囲選択して、「データ」タブをクリックします。

 

「データの入力規則」の▼から「データの入力規則」をクリックします。

 

設定画面が表示されます。

「エラーメッセージ」タブに切り替えます。

「スタイル」が「停止」になっていますので、▼をクリックして「注意」に変更します。

設定できたら「OK」ボタンをクリックします。

  

試してみましょう。

リスト以外の文字を入力してみます。

メッセージが表示されますが、「はい」をクリックするとデータが入ります。

 

仕事をしていると、イレギュラーなことってありますよね?

これでさらに使いやすくなりました。

 

リストを別に作っておくと便利

プルダウンメニューで表示されるリストについて補足です。

 

今回は、入力規則の設定画面で商品名4つを半角カンマで区切って入力をしましたが、

このリストをシート内の別の部分に作成しておけばもっと便利になります。

 

今度は、リストを同じシート内に作成してみましょう。

このように、商品名のリストを作成しておきます。

※リストの元となるデータは、1列で入力されていなければなりません。
複数列に入力されていると設定出来ませんので注意して下さいね。

 

次に設定をします。

入力規則を設定する部分を範囲選択して、「データ」タブをクリックします。

 

「データの入力規則」の▼から「データの入力規則」をクリックします。

 

「入力値の種類」は「リスト」を選択します。

「元の値」のボックス内をクリックしてカーソルを移動させておきます。

 

先ほど作成したリスト部分をマウスでドラッグして範囲選択します。

選択したセル番地が表示されます。

   


確認できたら「OK」ボタンをクリックします。

これで完成です。

  

リストの数が多い場合は、別の部分に作っておくと分かりやすくて良いですね。

リストの内容が変更になった場合は、リスト部分を修正すればOKです。

 

これで、ミスもなく入力の手間も省けてますます時短です!

 

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