Wordで文書を作るとき、出来上がりはするものの、何かと手間取って時間がかかる
そんなお悩みはないですか？
働く女子としては、ここはスマートに終わらせたいところです。
文書を短時間できれいに作成するにはちょっとしたコツがあるんです。
インデント、段落番号、字下げ、リーダーなどを使って短時間でキレイな文書に仕上げる方法をご紹介します。
例えば、こんな文書を作りたい。
作れるけど、なんだかんだと結構時間がかかる･･･
そう思いながらも、どうしたらよいものか。
たぶん、左の空白とか箇条書きとか左の数字なんかでちょっとずつ戸惑って
時間がかかっているのでは？と推測します。
この文書のポイントは4つ。
・インデント（字下げ）
・箇条書き
・段落番号
・リーダー
この4つをそれぞれ解説していきますね。
インデント（字下げ）
入力だけが終わったところから始めます。
ベタ打ちといって、途中で空白を入れたりレイアウトを変えたりせず
すべて左に揃えたままの状態で入力します。
文字の始まりを少し右側にしたいとき、スペースキーを押して空白をあけることもできますが、
なんだか揃わなくて微妙にズレたりしませんか？
そんな時は、インデントを使うと簡単に字下げが出来ます。
空白をあけたい（右側へ移動したい）部分を範囲選択します。
「ホーム」タブ⇒「インデント」をクリックします。
インデントボタンはクリックするごとに全角１文字分ずつ右へ移動します。
適当な位置にくるまで何回かクリックしましょう。
クリックしすぎて右側へ行き過ぎてしまった場合は、
「インデント」の左にある「インデント解除」ボタンをクリックすると左側へ移動します。
※これも事前に範囲選択しておいて下さいね。
今回は、2文字分字下げしたいので、2回押します。
下の部分も同様に、2文字分字下げします。
ボタンひとつで簡単に右や左に移動できるんです。しかも揃ったまんま動いてくれるから絶対ズレません。
行頭文字をつける
今度は、箇条書きで行頭にマークを付けます。
これも、ボタンひとつで設定が出来るんです。
「箇条書き」マークをつけたい部分を範囲選択します。
「ホーム」タブ⇒「箇条書き」ボタンをクリックします。
※ボタンをもう一度クリックすると設定が解除されます。
押したり押しなおしたりして確認してみて下さいね。
箇条書きマークが設定されました。
行頭文字の変更
標準のマークの種類は「●」ですが、このマークの種類を変更することも出来ます。
変更したい部分を範囲選択します。
（このとき、マークの部分は黒く反転しませんが、大丈夫です）
「ホーム」タブ⇒「箇条書き」ボタンの▼をクリックします。
他のマークが表示されるので、変更したものを選べばOKです。
マークが変わりました。
段落番号をつける
同様に、行の先頭に番号をつけることが出来ます。
範囲選択したら、
「ホーム」タブ⇒「段落番号」ボタンをクリックします。
行の先頭に番号が付きました。
段落番号の変更
これも箇条書きと同様に、番号の種類を変更することが出来ます。
範囲選択をして「ホーム」タブ⇒「段落番号」の▼をクリックして、
番号の種類を選択すればＯＫです。
番号の種類が変わりました。
ボタンひとつで設定したり解除したり出来るので便利ですね。
自分で、１、２・・・とか入力しなくていいんですよ～。
タブとリーダーを設定する
では、最後にタブとリーダーの設定です。
材料の部分ですが、
間をあけて…を入れたいと思います。
これには、「タブ」と「リーダー」という機能を使います。
まず確認です。
画面の上部に目盛りのついたバー（ルーラー）が表示されていますか？
もし、表示されていなかったら、
「表示」タブをクリックして「ルーラー」にチェックをつけて表示しましょう。
次に、ルーラーの左端のマークが「L」のマークになっていますか？
もし違うマークになっていたら、
「L」字の形になるまでマークの上をクリックします。
タブの設定
では、範囲選択します。
ルーラー上の揃えたいところ（数字の上）をクリックします。
クリックした場所にL字マークが表示されます。（今回は10のところ）
先ほど設定した場所（L字マークをつけた10のところ）に文字が移動しましたね。
リーダーの設定
では最後に、「リーダー」を使って、空白をあけたところに…をつけます。
範囲選択します。
「ホーム」タブの「段落」グループの右下にある矢印部分をクリックします。
リーダーが設定されました。
以上、文書を効率良くレイアウトする4つの機能をご紹介しました。
マスターすれば、文書編集もサクッと終わりますよ。